Mdoc ESDH

Dokumenthåndtering

Mdoc er et enkelt og logisk opbygget dokumenthåndteringssystem, der holder styr på alle dine elektroniske dokumenter og giver et hurtigt overblik - samtidig med, at det er let at anvende. Mdoc håndtere alle typer af dokumenter som tekster, billeder, tegninger, e-mails og scannede filer. Gennem den unikke dokumentgeneratorer sikres altid en ensartet struktur og navngivning. Mdoc sikre revisioner/versioner gennem Mdoc workflow og check-in/check-ud funktionalitet

Mdoc tilbyder visning af ikke mindre end 245 fil-formater.

Skabeloner

I forbindelse med oprettelse af nye dokumenter kan man vælge at anvende skabeloner, der på forhånd er oprettet til brug i Mdoc. Med skabelonerne sikre man brugerne en ensartet opsætning af breve, referater m.v. Samtidig sparer medarbejderne tid med at opsætte dokumenter, da metadata fra Mdoc automatisk bliver indsat vi Mdoc Office integration.

Man kan i opsætningen låse Mdoc, således, man kun kan oprette dokumenter via skabeloner, hvis dette ønskes

E-mail

Arkiveringsfunktionen af e-mails i Mdoc er en af brugernes favorit-funktioner. Her sikres arkivering af indgående / udgående e-mails på en let og overskuelig måde. Samtidig arkiveres vedhæftede filer i en valgfri struktur og håndteret af Mdoc's eget referencesystem, således man altid kan finde frem til den e-mail, man modtog dokumentet med.

Mdoc tilbyder endvidere sags genkendelse gennem e-mail arkivering.

Mdoc har indbygget e-mail-viewer med integration til Mdoc metadata.

Adresse / Sagskartotek

Mdoc tilbyder adresse/sagskartotek direkte i Mdoc brugerfladen. Mdoc kan anvendes til håndtering af forskellige kontaktdatabaser (firma, brugerkontakter) og sags/projektdatabaser.

Disse databaser kan anvendes i forbindelse med integration til Office, e-mail m.v.

Integrationsmuligheder

Mdoc kan tilbyde dynamiske opslag i andre databaser. Det betyder, at man kan hente data, der er relaterede, til det givne dokument.

Dette være sig sagsdata, kontaktinformationer m.v. Disse opslag kan være i eksisterende ERP systemer, kundekartoteker o.s.v.

Sikkerheds lag / kryptering

Afhængig af sikkerhedsniveau kan Mdoc opsættes til at håndtere rettighedsstyring af mapper/dokumenter. På den måde sikres det, at kun de brugere, der har adgang til et givet dokument, ser det. Samtidig kan man anvende kryptering af data, således de enkelte handlinger på dokumentet, bliver logget i Mdoc.

Historik-logning

Mdoc logger som standard hændelser i brugen af et dokument i et historikfelt. Dette kan udvides med logning vha. kryptering- og rettighedssystemet i Mdoc.

Arkivkortene /Metadata

Arkivkortene kan opbygges, præcis som organisationen ønsker det. Der kan oprettes forskellige arkivkort pr. dokumenttype, da ikke alle dokumenter kan beskrives med samme felttyper.

Metadata kan desuden nedarves gennem stisystemet.

Jo mere sigende de enkelte felter er, jo lettere er det at finde dokumenterne igen ved søgning m.v.

Det er samtidig disse metadata, der kan danne grundlag for overførsel til skabeloner fra MS Office, AutoCAD-tegninger m.v.

NoteIT

Mdoc har, udover notatfeltet på arkivkortet, også et NoteIT-felt. Dette felt kan der skrives i uanset om dokumentet er skrive- beskyttet eller ej.

Dette felt anvendes til at notere i, hvis man har fundet anledning til at lave revision af dokumentet.

Ved oprettelse af en NoteIT vil initialer og dato automatisk blive tilført feltet.

Post indikator

Navigation

Post indikator indikere aktivt hvilke dokumenter der ligger i postbakken til gruppen eller den enkelte bruger.  Der er aktivt blink i postboksen hvis der er ny post.

I Mdoc kan man navigere i arkivstrukturen gennem sags- og dokumentstrukturen via gule arkiver.  Gule arkiver kan underopdeles med mapper, som beskriver organisationsenheden. Samtidig kan der tilknyttes en dokumentoprettelses funktion, der sikre en ensartet struktur i alle sager / organisationsenheder. Dette sikre, at man kun har mapper repræsenteret, der rent faktisk indeholder dokumenter.

Mdoc har samtidig blå arkiver, der gør det muligt at opbygge arkiverne baseret på de metadata, der er valgt. Eksempelvis kan den enkelte bruger se, hvilke dokumenter han/hun har i dagens postbakke, selvom de enkelte post emner allerede er arkiveret korrekt i sagsstrukturen.

Offline brug

Funktionen Offline anvendes af de brugere, der har behov for at anvende Mdoc, hvor man ikke er tilsluttet virksomhedens netværk.

Man vælger ganske simpelt at markere de dokumenter, man ønsker offline, hvorefter Mdoc automatisk sørger for at tage en kopi af dokumenterne med, når man tager af sted.

Man vil herefter offline kunne editere metadata og dokumenter gennem Mdoc uden for kontoret.

Når man igen kobler sig på virksomhedens netværk, vil dokumenterne blive synkroniseret. (Med versionsstyring hvis ønsket)

Publicering

Mdoc har et modul, der gør, at man frit kan publicere data til henholdsvis en offentlig Mdoc / Mdoc Web eller andet sted, hvor man ønsker en synlighed af dokumenterne. Herved sikres det, at man altid ser gældende version/revision af dokumentet.

Dagens Post / Scanning

Mdoc indeholder et modul til scanning af dagens post. Dagens post arkiveres via dokumentopretteren, der automatisk placerer dokumentet i den korrekte sags-/projektstruktur. Samtidig påføres modtageren i systemet, og efter dagens scanning sendes e-mail til modtager med indholdsfortegnelse af dagens post, samt genvej til de pågældende dokumenter. Bruger kan derudover se postbakkerne via de blå arkiver.

Rettigheder

Mdoc anvender som udgangspunkt AD som sikkerhedssystem. Derudover har Mdoc mulig for at anvende forskellige sikkerhedslag. Det betyder i praksis, at man i samme mappestruktur kan have filer, der først bliver synlige, hvis man har de rigtige rettigheder til at se de pågældende dokumenter. De enkelte sikkerhedslag er repræsenteret ved forskellige farver.

Søgning

Søgefunktionerne i Mdoc er ganske unikke.

Man kan søge på flere måder:

• Alm. Kikkert-søgning
• Søg via kort
• Søgning via blå arkiver
• Fritekst søgning (synonym, relaterede….)

Man kan gemme sine søgninger, og man kan søge videre i en allerede foretaget søgning.

Workflow

Mdoc indeholder muligheden for oprettelse af workflow til håndtering af dokumenter. Dette være sig fra simple workflow som foreløbig /godkendt/ny revision og til større workflow, hvor man styrer hvem, der må foretage hvilke operationer. Man kan samtidig modtage e-mail om de ændringer,  som dokumentet gennemgår.

Opgavestyring

I forbindelse med tildeling af opgave i Mdoc oprettes der automatisk en tidsfrist i Mdoc, som indikerer hvornår en opgave skal være færdig. Opgaven vil tillige være dedikeret til en ansvarlig person. Disse personer vil få besked om tidsfristen via e-mail.

Scanning og tekstgenkendelse

Mdoc scanning indeholder muligheden for tekstgenkendelse. Disse data kan integreres i metadata-kortet, og kan derfor genfindes via søgning på indeholdte ord.

PhoneIT

PhoneIT giver dig mulighed for at skrive telefonnotater direkte via Mdoc brugerfladen. PhoneIT kan aktiveres direkte via forbrugerkontakt / søgning.

ToDo  ved deadline

ToDo indikere aktivt hvilke dokumenter der ligger tæt på lovet leveringstid. ToDo kan opsættes med valgfrit antal dage før en reminder vises i Mdoc brugerfladen med aktivt blink. Virker for grupper og brugere.

Version /revisionsstyring

Mdoc ESDH tilbyder fuld Versions / Revisionsstyring.  Alle ældre versioner /revisioner kan genfindes og reetableres via et intuitiv brugerflade. Samtidig kan de ældre versioner ses med metadata og via den medfølgende viewer.

Brevfletning

Mdoc ESDH kan du bruge brevfletningsmodulet , der sikre at alle interessenter får den ønskede korrespondance og samtidig arkivere dokumenterne de rigtige stader samt fastholder referencerne mellem hoved dokument og udsendte dokumenter.

MultiSave

Med MultiSave bliver Office dokumenterne automatisk udgivet som PDF ved valg af godkendelsesprocedure. Samtidig kan man vælge en løsning hvor dokumentet ved afsendelse til mail automatisk bliver konverteret til PDF inden afsendelse.

Cockpit

Mdoc Cockpit sikre at alle opretter dokumenter via samme regler. Mdoc Cockpit samler måden at oprette dokumenter på, således at alle dokumenter bliver oprettet i de aftalte mappe strukturer og med rigtig navngivning. Samtidig sikres det at de valgte skabeloner udfyldes efter standarden.

Ledelsessystem

Statistik modulet baseres på views i databasen, og fungere ved brug af de indbyggede "blå" arkiver i Mdoc ESDH. Søgninger opbygges intuitivt via det medfølgende administrationsmodul

Teknologi

Mdoc ESDH er baseret på en standard Mdoc. Løsningen kan tilpasses den enkelte organisation. Mdoc er baseret på Microsoft nyeste teknologi, og er et Gold-certificeret produkt.

Mdoc understøtter:

• Windows 7
• Office 2003, 2007 og 2010
• Windows server 2008 R2
• MS SQL server 2008

Map Documents

Mdoc ESDH tilbyder Map document modulet, der sikre at man via geokoder og Google Earth kan få vist ønskede dokumenter direkte i Service biler og lign. Funktionen fungere via PC, IPAD , IPHONE HTC m.v.

Dokument kurv

Med Dokument kurven får man muligheden for at udvælge de dokumenter fra det samlede arkiv, der ønskes arbejdet med.